Cómo Contratar Empleados en el Reino Unido: Requisitos y Obligaciones Legales
Si estás pensando en expandir tu negocio, es esencial que sepas cómo contratar empleados en el Reino Unido cumpliendo con las normativas laborales vigentes. Desde la verificación del derecho a trabajar hasta la inscripción en los esquemas de seguridad social, este artículo te entregará los detalles de los requisitos y las obligaciones legales que debes cumplir como empleador.
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Verificación del Derecho a Trabajar en el Reino Unido
Lo primero que debes hacer si vas a contratar a un empleado, es cerciorarte de que tenga derecho a trabajar en el Reino Unido. Esto implica:
- Conformar si requiere una visa de trabajo.
- Solicitar el pasaporte o documento de identidad del candidato.
- Usar el servicio de verificación en línea del Home Office para comprobar el estatus migratorio.
El incumplimiento de esta verificación puede resultar en multas de hasta £20.000 por cada empleado no autorizado. Además, las empresas deben mantener copias de los documentos de verificación durante el tiempo que dure el empleo y hasta dos años después de su finalización.
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Registro como Empleador en HMRC
Para contratar trabajadores, es obligatorio registrarse como empleador en HM Revenue & Customs (HMRC):
- El registro debe hacerse al menos 4 semanas antes de realizar el primer pago.
- Se otorga un Employer PAYE Reference Number para poder gestionar los impuestos y las contribuciones.
- A través del esquema PAYE (Pay As You Earn), los empleadores deducen impuestos y aportaciones al seguro nacional directamente de los salarios a pagar.
- El empleador también es responsable de proporcionar un payslip (recibo de pago) detallado a cada empleado con información sobre deducciones fiscales y pagos de seguridad social.
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Contrato de Trabajo y Condiciones Laborales
El contrato de trabajo es un documento clave que debe cumplir con la legislación británica. Debe incluir lo siguiente:
- Nombre del empleador y del empleado.
- Fecha de inicio del contrato.
- Descripción del trabajo y responsabilidades a cumplir.
- Horario laboral y condiciones de trabajo.
- Salario y método de pago.
- Condiciones de despido y preaviso.
Según la ley, el contrato debe entregarse por escrito durante el primer día de trabajo. También debe incluir las cláusulas sobre confidencialidad, derechos de propiedad intelectual y posibles bonificaciones o incentivos a entregar.
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Salario Mínimo y Horarios de Trabajo
Los empleadores deben cumplir con las normativas sobre salario mínimo:
- Salario mínimo nacional (NMW) y el Salario vital (NLW) que varían según la edad del trabajador.
- En 2024, el salario mínimo para trabajadores mayores de 23 años es de £11,44 por hora.
- El máximo de horas laborales semanales es de 48 horas, salvo acuerdo voluntario.
- Los empleados tienen derecho a descansos regulares, incluyendo un mínimo de 28 días de vacaciones pagadas al año (incluyendo días festivos).
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Deducciones y Contribuciones Legales
Los empleadores están obligados a realizar las siguientes deducciones:
- Income Tax (PAYE): Se deduce del salario según la escala impositiva.
- Pension Scheme: Inscripción automática en un plan de pensiones para empleados elegibles.
- National Insurance Contributions (NICs): Obligatorio tanto para los empleadores como para los empleados.
- Employment Allowance: Algunas empresas pueden beneficiarse de reducciones en las contribuciones de NICs.
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Seguridad Social y Beneficios para los Empleados
El empleador debe garantizar ciertos beneficios para sus trabajadores, entre ellos:
- Statutory Sick Pay (SSP): Pago por enfermedad legal para empleados que cumplan los requisitos.
- Statutory Maternity/Paternity Pay: Beneficios económicos durante la licencia por maternidad o paternidad.
- Seguro de responsabilidad del empleador: Obligatorio para empresas con empleados.
- Workplace Pension Scheme: Asegura que los empleados tengan un plan de pensiones financiado por aportes de la empresa y el trabajador.
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Prevención de Riesgos Laborales y Bienestar en el Trabajo
La Health and Safety at Work Act obliga a los empleadores a:
- Proporcionar un entorno laboral seguro.
- Elaborar evaluaciones de riesgo y protocolos de emergencia.
- Designar un responsable de salud y seguridad dentro de la empresa.
- Ofrecer formación en salud y seguridad.
El incumplimiento de estas normativas puede traer sanciones y responsabilidades legales. Empresas de ciertos sectores, como la construcción, deben seguir regulaciones más estrictas para la seguridad de los trabajadores.
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Terminación del Contrato y Derechos del Empleado
El despido de un trabajador debe cumplir con las normativas laborales:
- Preaviso obligatorio según la antigüedad del empleado.
- Derecho a apelación y protección contra despidos injustificados.
- Redundancy Pay: Pago obligatorio si un empleado es despedido por falta de trabajo disponible.
- Pago de indemnizaciones en caso de despido improcedente.
El período mínimo de preaviso es de 1 semana por cada año trabajado, hasta un máximo de 12 semanas. Los empleados pueden apelar ante un Employment Tribunal si consideran que su despido fue injusto o discriminatorio.
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Incentivos para la Contratación de Empleados
El gobierno británico ofrece incentivos para la contratación de ciertos grupos de trabajadores:
- Apoyo para empleadores que contratan aprendices mediante subsidios gubernamentales.
- Subvenciones para contratar a jóvenes entre 16 y 24 años dentro del esquema Kickstart.
- Incentivos para contratar personas con discapacidades a través de programas de inclusión laboral.
Conclusión
Cumplir con los requisitos legales y comprender cómo contratar empleados en el Reino Unido es esencial para gestionar tu negocio de manera segura y eficiente. Desde el registro en HMRC hasta el cumplimiento de las normativas de seguridad y bienestar, cada paso es clave para evitar sanciones y para garantizar una relación laboral estable. Si tienes preguntas o dudas al respecto, te sugerimos consultar con un asesor laboral o utilizar los recursos del gobierno británico para empleadores.